Los DMS o Sistemas de Gestión Documental vinieron a cambiar la manera en que todas las empresas se administran, digitalizando la administración de documentos con el beneficio de hacer más eficiente el trabajo y la comunicación de las áreas, esto incluye a las empresas de logística y seguridad logística.
Document Management System o DMS, mejor conocido en español como Sistema de Gestión Documental, es una tecnología revolucionaria que, tal como indica su nombre, administra documentos. Sin embargo, esta definición no demuestra lo valioso que es este software para cualquier empresa de cualquier giro, los DMS han cambiado la manera en que los negocios se organizan, creando un entorno digital que hace que las empresas cobre vida. ¿Qué significa esto?
La tecnología avanza muy rápido y las empresas deben adaptarse a estos cambios a gran velocidad, especialmente en el aspecto de la digitalización, pues un negocio que no da el paso a digitalizar sus procesos, no tendrá la eficiencia que los clientes demandan hoy en día, por lo que no representará un competidor relevante y se quedará atrás de los negocios digitalizados, ¿qué tienen que ver los DMS con eso? Todo. La velocidad con la que opera de un negocio con DMS está muy por encima de los que no lo tienen e impacta en prácticamente cualquier área de la empresa, incluyendo la de logística.
Las funciones de un DMS son las que podrías imaginarte cuando lees su nombre completo, no obstante, la complejidad viene de su objeto de trabajo: Los documentos. Para entender mejor un DMS, es necesario entender que un documento es procesado por este sistema desde su concepción hasta su archivado final, es decir, toda la vida útil de un documento será administrada a través del DMS. Para empresas de logística, por ejemplo, que reciben miles de archivos todos los días y que posteriormente tendrán que repartir a diferentes áreas, levantar tickets, enviar permisos, entre mil cosas más, este software administrará todo, desde una hoja de Word o Excel hasta los miles de PDF que utilizan todos los días y un sin fin más de formatos de documentos.
Probablemente, desde la niñez, escuchaste que era necesario y prácticamente obligatorio tener todo organizado en un mismo lugar, pero uno no entiende el valor de esto hasta que hay miles de archivos en diferentes lugares y encontrar uno se vuelve un tormento, aquí es donde los DMS surgen y hacen todo mucho más fácil. Podría decirse que es un software de optimización empresarial, donde tú tienes concentrados todos los archivos y puedes encontrarlos y gestionarlos fácil, rápido y seguro.
Como podrás darte cuenta, la ventaja principal es la de la correcta organización de los documentos, lo que ya por sí solo implica un gran avance para cualquier empresa que busque evolucionar a la digitalización, pero de esta ventaja derivan otros grandes beneficios que podemos abarcar en 3 puntos importantes:
¿Para qué sirven los DMS en el mundo de la seguridad logística?
La respuesta, una vez más, es muy simple: Para todo. Una empresa de seguridad logística, como cualquier otro tipo de empresa, envía y recibe documentos constantemente, entre permisos, contratos, minutas, bitácoras, bases de datos, y cientos de formatos más. Los DMS optimizan gran parte de los trámites habituales y permiten que la empresa y el cliente organicen de mejor manera sus documentos compartidos para poder actuar en conjunto con mayor eficiencia, sin mencionar las ventajas generales como mantener al equipo mejor conectado y más organizado.
En el caso particular de Detecta Security, los DMS nos sirven para todo esto, y al contar con miembros del equipo que no radican en México, es esencial un software de este tipo, donde todos los archivos que compartimos se mantengan organizados y siempre a la mano de quien los necesite.
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